Reisekostnadene skal ned. Med pisk eller gulrot?

I en tid med kostnadskutt er det om å gjøre å få mest mulig ut av reisebudsjettet. Første bud er å få oversikt og kontroll på reisekostnadene – først da kan du påvirke resultatet.

Når bedrifter skal gjøre innstramninger, slik vi nå ser er tilfelle i oljebransjen, er det ofte reisekostnadene som kuttes først. Da er det en fordel å ha et reisebyrå i ryggen, som kjenner bedriftens kultur, reisemønster og bestillingsatferd. Reisebyrået har verktøyene som med enkle grep kan gi hurtige resultater, og ikke minst – fortsatt fornøyde reisende.

Når det må kuttes

Som reisebyrå er det vårt ansvar å sørge for at bedriften får mest mulig ut av reisebudsjettet. Dette er hovedansvaret til våre Key Account Managers, som kontinuerlig sørger for å følge opp reiseansvarlig i bedriften. Men hva når tiden er inne for å kutte kostnader?

Dette er en prosess vi deler inn i 4 ulike steg:

glass globe business. Global Market

  1. Analyse av dagens situasjon
  •  Kartlegge dagens reisemønster Det betyr at vi ser på når de ansatte bestiller billetter, og hva slags billettyper som bestilles. Jo nærmere avreise, jo dyrere billetter. Her har vi statistikker på hver enkelt bedrift, så tallenes tale er klare. Erfaringsmessig er dette et område det er mye å gå på, avhengig av bedriftens reisepolitikk.
  • Har bedriften lønnsomme fly- og hotellavtaler? Vi går igjennom bedriftens eksisterende avtaler og sammenligner de med markedsprisene. I Berg-Hansen har vi eksperter som kan bidra i forhandlinger med leverandørene, og sikre bedriften de beste avtalene i markedet.
  • Bestiller de ansatte i andre kanaler? Finn ut hvor lekkasjene er og hva dette skyldes.

Overloaded Piggy Bank
2. Gjøre tiltak

  •  Analysen er ferdig og man har et klart bilde av hvordan reisepolitikken fremover skal se ut. Da er det på tide å sette teorien ut i praksis.
  • Bruk verktøyene som er tilgjengelig. Ved å bruke online-verktøyene reisebyrået tilbyr kan man styre mye av kostnadene. Eksempler på dette er å begrense tilgang til fleksible billetter og businessbilletter, begrense tilgang til leverandører bedriften ikke har avtaler med, og krav om årsak dersom man bestiller en «dyr» billett (kvalitetskrav). Husk at en bedrifts kvalitetskrav også vil bli ivaretatt dersom man bestiller billetter hos en reiserådgiver.
  • Lojalitet Vi hører ofte at «jeg finner jo billigere reiser på Finn.no». En Travel Managers viktigste jobb er å få de ansatte til å forstå viktigheten av å være lojal til reisebyråavtalen. Lekkasjer fører til mindre volum, og dermed står man svakere neste gang bedriften skal forhandle frem ny hotell –og flyavtaler.

Solvi Brevik_Kari Engejordet_3
3. Få med de ansatte

  •  Dersom man ikke tar med seg de ansatte på denne reisen vil man ikke lykkes fullt ut med reiseprogrammet. Her kan vi nevne 3 viktige nøkkelord; kommunikasjon, kommunikasjon og kommunikasjon!

norske_penger

4. Måle resultatene

  • Hvordan kan man måle effekten av kostnadskuttet? Lag enkle rapporter og fokuser på nøkkelområder. Eksempelvis; hvilke billettyper kjøpes, og hvor lang tid i forveien bestilles disse? Dette er rapporter Travel Manager enkelt kan hente fra Berg-Hansen webgate.
  • Tilpasset resultatmåling. Det er viktig at resultatmålingen er tilpasset bedriften struktur og forutsetninger. Målene må være oppnåelige, ellers mister man troverdighet.
  • Ta myter på alvor. «Alle» har en mening om billige reiser. Hvis alle flybilletter virkelig kostet 299 kroner ville flyselskapene vært konkurs. Det er uansett viktig å ta mytene på alvor, men la rapportene og kommunikasjon bidra med fakta.

 

Pisk eller gulrot?

Det er ikke slik at man nødvendigvis reiser mindre selv om man skal kutte kostnader. Nøkkelordet er å reise smartere. Som bedrift kan man velge mellom å svinge pisken eller lokke med gulrot. I Berg-Hansen har vi mest troen på gulrøtter.

Viktigheten av å kommunisere med de ansatte, tydeliggjøre hvorfor reisepolitikken er nødt til å strammes inn og vise hvilke resultater bedriften oppnår med enkle grep, skal ikke undervurderes. For å lykkes med et effektivt reiseprogram er man helt avhengig av å spille på lag med de ansatte. Og de ansatte må være motiverte for å være med på denne «reisen», og føle ansvaret for å gjøre sin del av «arbeidet».

Les også bloggen «Den skjulte kostnaden»

 

Del
Share on Facebook0Share on LinkedIn38Tweet about this on TwitterShare on Google+0

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *